Kurumsal E-Posta Başka Sunucuya Nasıl Taşınır? IMAP Geçiş Planı

Kurumsal e-postayı posta kaybetmeden taşımanın güvenli sırası şudur: önce hesapların, boyutların, takma adların ve kuralların envanterini çıkarın, yeni sunucuda aynı adlarla kutuları açın, MX kaydı hâlâ eski sunucuyu gösterirken postaların büyük bölümünü IMAP ile kopyalayın. Ardından TTL'i düşürüp MX'i değiştirin, eski TTL süresi dolduktan sonra yalnızca farkı bir kez daha eşitleyin ve istemcileri yeni sunucuya bağlayın. Eski sunucuyu birkaç gün açık tutun. IMAP yalnızca postaları ve klasörleri taşır. Takvim, kişiler, filtreler, yönlendirmeler ve otomatik yanıtlar ayrıca ele alınmalıdır.

Önce envanter: tam olarak neyi taşıyorsunuz?

Taşımalarda kaybolan şey nadiren postanın kendisidir. Kaybolan, kimsenin listeye yazmadığı bir yönlendirme, muhasebenin yıllardır kullandığı bir takma ad ya da müdürün tatildeyken açık kalan otomatik yanıtıdır. Bu yüzden ilk iş, eski sunucudaki her adresi bir tabloya dökmek. Her satır için şunları not edin:

• Adresin türü: gerçek posta kutusu mu, başka adrese yönlendirme mi, takma ad mı, birkaç kişiye dağıtım listesi mi?
• Kutunun boyutu ve klasör sayısı. Yeni paketteki kota ve toplam disk bu toplamı karşılamalı.
• Kullanıcının parolası biliniyor mu? Bilinmeyen parolalar taşımanın en çok zaman kaybettiren kalemidir.
• Kullanıcı IMAP ile mi bağlanıyor, POP3 ile mi? POP3 kullananların eski postaları sunucuda değil, bilgisayarlarındadır.
• Sunucu tarafındaki filtreler, otomatik yanıtlar, tanımsız adreslere gelen postanın ne olacağını belirleyen varsayılan adres ayarı.
• Takvim ve kişiler. Bunlar CalDAV ve CardDAV ile tutulur, IMAP araçları onlara dokunmaz.

POP3 satırı ayrı dikkat ister. Bu kullanıcıların arşivi sunucudan kopyalanamaz, çünkü orada değildir. Taşımadan önce ya da sonra istemcide IMAP hesabı açıp yerel klasörleri sunucuya kopyalamaları gerekir. Adımları IMAP ile POP3 farkını ve POP3'ten IMAP'e geçişi anlattığımız yazıda bulabilirsiniz. Takvim ve kişileri de taşımadan önce istemciden .ics ve .vcf dosyası olarak dışa aktarın.

Hangi yöntem?

Yöntemi kaynak ve hedef panel, hesap sayısı ve sizin yetkiniz belirler. Sunucu yöneticisi değilseniz bazı seçenekler zaten masadan kalkar:

cPanel'den cPanel'e geçiyorsanız en az zahmetli yol tam hesap yedeğidir. Kutular klasör yapısıyla gelir, yönlendirmeler de yedektedir. Akışı başka firmadan cPanel hosting taşıma rehberinde anlattık. cPanel'in kısmi yedeklerinde de bir ayrıntı var: belgelerine göre ana dizin yedeği alan adlarınızın postalarını içerir, ama e-posta filtresi yedeği yalnızca hesap düzeyindeki genel filtreleri saklar, kullanıcıların kendi kutularında tanımladığı filtreler bu dosyaya girmez.

Hedef Plesk ise iki seçenek var. Plesk Migrator sunucu yöneticisinin aracıdır ve belgeleri kaynak olarak cPanel 11.5 ve sonrasını, Plesk 8.6 ve sonrasını listeler. Siteyi de birlikte taşıyacaksanız cPanel'den Plesk'e dosya, veritabanı ve e-posta taşıma ayrı bir plan ister. Müşteri tarafında ise Site Import eklentisiyle gelen Plesk Mail Importing özelliği var: alan adının altındaki bu ekrandan kaynak kutunun adresini ve parolasını girersiniz, Plesk tüm IMAP klasörlerini, ileti tarihlerini ve okundu bilgisini kopyalar. Hedef kutu önceden yoksa aynı ekranda oluşturulabilir.

Büyük posta hizmetleri de kendi IMAP taşıma araçlarını sunar. Hedefiniz böyle bir hizmetse önce onun aracına bakın. Bunların dışında kalan her durumda, özellikle kaynak ile hedef farklı yazılımlar kullanıyorsa, imapsync bizce en esnek seçenek.

imapsync ile adım adım

imapsync, iki IMAP sunucusuna birer istemci gibi bağlanıp kaynaktaki iletileri hedefe kopyalar. En büyük artısı tekrar çalıştırılabilmesidir: belgelerine göre hedefte zaten bulunan iletiyi yeniden aktarmaz, iletileri varsayılan olarak Message-Id ve Received başlıklarıyla tanır. Yani ilk çalıştırma saatler sürse bile sonrakiler yalnızca farkı taşır. Aracı kendi bilgisayarınızda ya da bir VPS'te çalıştırabilirsiniz. Paylaşımlı hosting hesaplarında genellikle bunun için komut satırı yoktur.

Parolaları komut satırına yazmayın

imapsync belgeleri, --password1 ile verilen parolanın Linux'ta ps çıktısında herkese göründüğünü açıkça uyarır ve --passfile1 kullanılmasını önerir. Parola dosyasını ekrana yazdırmadan oluşturun:

umask 077
read -r -s -p 'Eski sunucu parolası: ' P; echo
printf '%s\n' "$P" > p1.txt
read -r -s -p 'Yeni sunucu parolası: ' P; echo
printf '%s\n' "$P" > p2.txt
unset P

umask 077 oluşan dosyaları yalnızca sizin okuyabilmenizi sağlar. Taşıma bitince bu dosyaları silin.

Önce ölçün, sonra kopyalayın

İlk komut hiçbir şey kopyalamaz, iki taraftaki klasörleri ve boyutları listeler. Sunucu adı olarak alan adınıza bağlı mail.ornek.com.tr gibi bir ad yerine sağlayıcıların verdiği sunucu adlarını kullanın. DNS değiştiğinde alan adınıza bağlı ad yeni sunucuyu göstermeye başlar ve imapsync farkında olmadan hedefi hedefe kopyalamaya çalışır.

imapsync \
  --host1 eski-sunucu.ornek.com --user1 ad@ornek.com.tr \
  --passfile1 p1.txt \
  --host2 yeni-sunucu.ornek.com --user2 ad@ornek.com.tr \
  --passfile2 p2.txt \
  --justfoldersizes

Çıktının başında ve sonunda iki hesabın toplam boyutunu ve klasör başına ileti sayısını görürsünüz. Hedef kutunun kotası kaynaktaki toplamdan küçükse burada durun ve kotayı düzeltin. imapsync şifrelemeyi varsayılan olarak kendisi dener: önce 993 portunda IMAPS, olmazsa 143 portunda STARTTLS. İkisi de olmazsa düz bağlantıya düşer. Bu son durumu istemiyorsanız --ssl1 ve --ssl2 ile şifreyi zorunlu kılın.

İkinci adımda yalnız klasör eşlemesine bakın. --dry hiçbir şeyi gerçekten yapmaz, yalnızca ne yapılacağını yazar. --justfolders iletileri yok sayıp klasörlerle ilgilenir:

imapsync --host1 eski-sunucu.ornek.com --user1 ad@ornek.com.tr \
  --passfile1 p1.txt --host2 yeni-sunucu.ornek.com \
  --user2 ad@ornek.com.tr --passfile2 p2.txt \
  --automap --dry --justfolders

Burada aradığınız şey, kaynaktaki Sent, Drafts, Junk gibi klasörlerin hedefteki karşılıklarına eşlenmesi. --automap bu iyi bilinen klasörler için eşlemeyi tahmin eder. Tahmin tutmazsa --f1f2 'Kaynak=Hedef' ile tek tek eşleyebilirsiniz. Klasör adını --justfolders çıktısında göründüğü biçimiyle yazın. Türkçe karakterli adlar IMAP üzerinde farklı kodlanarak taşınır.

Eşleme doğruysa aynı komutu --dry --justfolders olmadan çalıştırın. Bu ilk, uzun eşitlemedir. Hesap sayısı fazlaysa her kutu için aynı satırı bir betikle döngüye almak işinizi kolaylaştırır. Sonuçta Detected 0 errors ve kaynaktaki tanımlanan iletilerin hepsinin hedefte olduğunu söyleyen satırı görmek istersiniz.

Bir seçeneğe ayrıca dikkat çekelim: --delete2. Hedefte olup kaynakta olmayan iletileri siler. MX değiştikten sonra yeni postalar yalnızca hedefe düşer ve kaynakta yoktur. O aşamada bu seçenekle yapılan bir eşitleme, yeni gelen postaları silebilir. Taşıma sırasında kullanmamanızı öneriyoruz.

Geçiş günü: doğru sıra

Varsayımsal senaryo: 25 kişilik bir şirket, toplam 60 GB posta, kutular eski sağlayıcıda. Plan kabaca şöyle işler:

1. Yeni sunucuda tüm kutuları, takma adları ve yönlendirmeleri envanterdeki adlarla açın. Kotaları kaynak boyutuna göre verin.
2. Geçişten birkaç gün önce ilk imapsync eşitlemesini başlatın. MX hâlâ eski sunucuyu gösterdiği için kimse etkilenmez, kullanıcılar eski sunucuda çalışmaya devam eder.
3. Geçişten 24–48 saat önce MX kaydının ve posta sunucusu adının TTL'ini düşürün.
4. Geçiş günü MX'i yeni sunucuya çevirin. SPF, DKIM ve DMARC kayıtlarını yeni sunucuya göre güncelleyin.
5. Eski TTL süresi ve bir güvenlik payı dolduktan sonra aynı imapsync komutlarını yeniden çalıştırın. Bu çalıştırma yalnızca aradaki farkı taşır.
6. İstemcileri yeni sunucuya bağlayın. Ertesi gün fark eşitlemesini bir kez daha yapın.
7. Eski sunucuyu birkaç gün daha posta kabul eder hâlde tutun, son eşitlemede yeni ileti çıkmadığını gördükten sonra kapatın.

Dördüncü adımda sık atlanan kayıtlar var: SPF'teki eski IP, yeni sunucuda üretilmemiş DKIM anahtarı, istemcilerin otomatik ayar için baktığı kayıtlar. Bunlar hosting değiştirdikten sonra e-postaların çalışmamasının başlıca nedenleri arasında. TTL'in neden bekleme süresi yarattığını DNS kayıt türleri ve yayılma süresi yazısında anlattık.

DNS değiştikten sonraki ilk saatlerde bazı gönderen sunucular postayı eski sunucuya teslim etmeye devam eder. Bu iletiler kaybolmaz, yalnızca eski kutuda kalır. Beşinci ve altıncı adımdaki fark eşitlemeleri tam olarak bunları toplamak için var. Çok sayıda alan adını dalgalar hâlinde taşıyorsanız bu kesişim dönemini ve geri dönüş kararını bayi hosting toplu taşıma planı içinde ayrıntılı ele aldık.

İstemcileri yeniden bağlamak

Outlook'ta mevcut hesabın ayarlarını değiştirmek yerine yeni sunucu için ayrı bir hesap profili eklemek daha güvenlidir. Eski hesap bir süre yan yana durur, bir şey eksik çıkarsa oradan bakılır. Gelen ve giden sunucu adlarını yeni sağlayıcının panelinde yazdığı şekliyle girin. Hesap kurulum adımlarını cPanel'de e-posta hesabı oluşturma ve istemci kurulumu yazısında anlattık. Bu aşamada en sık görülen hata, yeni kutunun parolasıyla eski kullanıcı adının ya da tersinin karışmasıdır. Gönderimde kimlik doğrulama hatası alırsanız önce 535 hatasının olası nedenlerini eleyin: kullanıcı adı, parola, sunucu adı.

Telefonlar en çok unutulan cihazlardır. Eski sunucuya bağlı kalan bir telefon hiç hata vermeden çalışmayı sürdürür, ta ki eski sunucu kapanana kadar. Kullanıcılara gönderdiğiniz duyuruya telefonu da eklemelerini açıkça yazın.

Taşıma tamam mı? Sayılarla doğrulama

"Webmail'e girdim, postalar orada" demek doğrulama sayılmaz. Her kutu için iki tarafı sayıyla karşılaştırın. --justfoldersizes ile aldığınız çıktı, klasör başına ileti sayısını iki taraf için birlikte verir. Bayt cinsinden toplamlar sunucuların depolama biçimine göre biraz farklı çıkabilir. Esas alınacak ölçü ileti sayısıdır.

Sayıların yanında birkaç örnek kontrol yapın: en eski iletinin tarihi doğru mu, ekli bir ileti açılıyor mu, Gönderilmiş klasörü dolu mu, Türkçe karakterli klasör adları düzgün görünüyor mu? imapsync iletilerin sunucudaki iç tarihlerini varsayılan olarak korur. İletiler taşıma gününün tarihiyle görünüyorsa büyük olasılıkla istemcide sürükle-bırak ile kopyalanmışlardır.

Eski kutuları kapatmadan önce son bir güvence: eski sunucudan alınmış bir yedeğiniz olsun ve o yedekten bir kutunun gerçekten geri dönebildiğini geri yükleme tatbikatıyla sınayın. Taşıma sonrası "şu klasör eksik" şikâyeti haftalar sonra gelebilir.

Sık takılan noktalar

Klasör ayırıcı satırı için bir not: imapsync ayırıcıyı ve öneki çoğu zaman sunucunun NAMESPACE yanıtından kendisi bulur ve belgeleri --sep ve --prefix seçeneklerine çoğu durumda gerek olmadığını söyler. Bu seçeneklere ancak kuru çalıştırmada (dry run) yanlış eşleme gördüğünüzde dokunun.

Parola sorununda bir alternatif daha var. Bazı IMAP sunucuları bir yönetici hesabının başka kutulara onun adına erişmesine izin verir ve imapsync bunun için --authuser1 seçeneğini sunar. Bu yetki sunucu yöneticisinde olur. Paylaşımlı hostingde size verilmesini beklemeyin.

Netx'e taşınırken

Hedefiniz Netx'in Plesk panelli kurumsal hosting paketlerinden biriyse iki noktayı baştan netleştirin. Paketlerde e-posta hesabı sayısı limitsizdir, ama toplam disk alanı seçtiğiniz pakete bağlıdır. Envanterdeki toplam posta boyutunu, sitenizin dosyaları ve büyüme payıyla birlikte paketin disk alanıyla karşılaştırın. İkincisi, Plesk panelinizde Mail Importing ekranı görünüyorsa küçük ve orta ölçekli taşımalarda imapsync'e gerek kalmayabilir. Hangi yolun sizin için uygun olduğunu sormak isterseniz Netx müşteri panelinden açacağınız destek talebine envanter tablonuzu ekleyin. Tablo, Türkçe teknik destek ekibimizin doğru yöntemi önerebilmesi için gereken bilgiyi tek seferde verir.

Sık sorulan sorular

Kaynak Microsoft 365 ya da Google Workspace ise ne değişir?

Kimlik doğrulama. Microsoft, Exchange Online'da IMAP ve POP için temel kimlik doğrulamayı yıllar önce kaldırdı, bu yüzden parola ile bağlanan bir araç oturum açamaz. imapsync OAuth2 erişim belirteci (--oauthaccesstoken1) ve Office 365 ile Gmail için kısayol seçenekleri sunar, ayrıntılar aracın SSS dosyalarında. Google Workspace'te parola ile IMAP erişimi yalnızca iki adımlı doğrulama açık hesaplarda üretilen uygulama şifreleriyle mümkün.

Taşıma sürerken kullanıcılar çalışabilir mi?

Evet. İlk eşitleme sırasında herkes eski sunucuda çalışmaya devam eder, imapsync kaynaktaki iletileri silmez. Tek ricamız, taşıma penceresinde büyük klasör düzenlemelerinden kaçınmaları. İlk eşitlemeden sonra başka klasöre taşınan bir ileti hedefte hem eski hem yeni yerinde görünebilir.